Bli bättre på digitala möten med hjälp av alla funktioner i Teams?

Jag tror att det är väldigt varierat hur vi gör och vilka principer vi tar till i vår digitala möteskultur. Vi har tagit oss till olika digitala forum för att vi måste och inte för att vi alla gånger vill. Det sätter nog en del käppar i hjulen på nyfikenheten och lusten att prova nya funktioner samt tekniker.

Vi börjar mer och mer höra att det talas om VR/AR-teknik som tar över mötesplatserna. En virtuell värld skapas antingen från fantasin eller som en kopia av en verklig plats och med hjälp av din avatar kan du uppleva det digitala mötet och ta del av konferensen i den digitala världen. Du kan alltså vara på plats i konferenslokalen och se den som den faktiskt ser ut på riktigt utan att verkligen vara där. Den här tekniken är på frammarsch och i framtiden är det nog inte omöjligt att vi kommer sitta hemma i vardagsrummet och delta på dem stor konferenserna världen över. Eller varför inte gå på After Work på en solig sandstrand i Karibien? Allt är möjligt i den virtuella världen och den är här för att stanna. Klimatsmart men kanske än lite svår. Det ska bli spännande att se hur mötesbranschens utveckling kommer formas framöver och det vi ser nu är nog bara början på framtiden.

Läs mer om VR–möten i den här artikeln från SVT Nyheter.

Men låt oss återgå till vår verklighet och titta närmare på vad vi kan göra för att höja känslan av ett kreativt, givande och deltagande möte i Microsoft Teams.

Höj känslan av Digitala Möten

Kameran på eller avslagen?

Något som jag faller tillbaka till gång på gång är det här med kamera på. Jag vet inte varför vi är så rädda för att visa oss på bild? Är det för att du ser dig själv i en liten miniatyr som gör att det känns mer obekvämt? Eller är det för att du har en dålig hårdag eller inte hunnit få skjortan perfekt struken? Oavsett vad anledningen är så går dessa ursäkter inte att undvika när vi möts i korridoren på skolan eller i fikarummet på kontoret. Vi har alla dåliga dagar då vi helst vill gå med en påse på huvudet, men det gör vi inte, eller hur? Varför gör vi då det när det kommer till dem digitala mötena? För det är väl lite vad det är när kameran är avstängd och du sitter och pratar med en rund ikon med ett par bokstäver i eller i bästa fall ser ett foto på deltagaren. Är inte det samma sak som att gå med en papperspåse på huvudet? Jag kanske är lite hård och fyrkantig här men vill verkligen lyfta denna faktor som en viktig del i mötets upplevelse. Om jag måste välja en avgörande faktor för ett kreativt, givande och deltagande digitalt möte så skulle det nog vara just detta. Försök om det går att alltid ha kameran på.

Bildspelskälla: Microsoft

Ett tips kan vara att om ni är många i ett möte så ta fem minuter och säg hej till alla och ha kameran på sen kan ni stänga av den under mötet. Men pratar du så sätt då med fördel på kameran igen. När ni avslutar mötet så sätt på kameran igen och säg hej då till dina mötesdeltagare. Det gör upplevelsen av mötet mer interaktivt, givande och en större känsla av delaktighet. För att underlätta så kan du använda dig av de snabbkommandon som finns. De hittar du om du trycker Ctrl +.

Här är ett axplock av några av de kortkommandon som finns kopplade till möten.

Bli mer interaktiv i mötet med Microsoft Forms

Du kan skapa en frågeställning till mötesdeltagarna för att ta reda på vad de tycker eller rösta om något beslut som ska tas. Frågorna skapas i Microsoft Forms och ligger länkade till mötet. Som mötesarrangör ser jag forms ikonen i verktygsfältet och klickar jag på den öppnas den på höger sida och där kan jag välja att trycka på start för att starta min omröstning. (Se toppbilden för inlägget)

Som mötesdeltagande (här via Microsoft Teams Webbgränssnitt) så får jag en pling i möteschatten och när jag öppnar chattfönstret så visas frågeformuläret.

När deltagarna har svarat ser mötesarrangören detta i möteschatten och kan se i realtid vad alla röstar på.

Något som jag tycker är otroligt kul är även de live–reaktionerna som kan skickas under mötet. Detta gör att alla ser om du tycker något är bra eller hur din reaktion är inför något som sägs. De finns under ikonen handuppräckning.

Sist men inte minst kan jag berätta att Microsoft har tidigarelagt sin utrullning av Teams Webinars. Här kommer du kunna skapa en registreringssida för ditt Webinar med e–postbekräftelse till deltagare. Rapporter för registrering och deltagande. Du kommer hitta valet av Webinar under fliken för att skapa nytt möte i kalendern i Teams, utrullningen påbörjades i slutet av april och pågår till slutet av maj.

Vill du ha en guidning i hur du lättast kommer i gång att använda olika funktioner i Teams och får bättre möteskvalitet? Tveka inte att kontakta mig eller mina kollegor på Infozone som arbetar som Digitala Coacher.

Erica Gustavsson, Infozone