Digital onboarding av nya användare – ett självspelande piano
Digital onboarding av nya användare - ett självspelande piano?!
Då besöker Anders Björk från PhenixID oss med ännu en intressant gästblogg om onboarding-processen för nya användare och behörigheter.Många organisationer har ett behov av att låta externa användare, t.ex. konsulter eller vikarier, få åtkomst till vissa interna tjänster och system för att kunna utföra det arbete de fått i uppgift att ta sig an. Normalt sett har det hanterats av en intern IT-administratör som manuellt lagt upp konton och behörigheter för de externa användarna och sedan förmedlat inloggningsuppgifter till de externa användarna. Detta medför manuella tidskrävande steg; En beställare mailar uppgifter till IT-admin, IT-admin utför flera manuella uppgifter för att sedan på (förhoppningsvis) säkert sätt delger informationen till den nya slutanvändaren. Vi kan väl enas om att detta inte är en smidig och säker registrering av externa användare och dess behörigheter?
Hos organisationer ökar antalet system och tjänster, samtidigt som användarna visar en allt större rörlighet. Detta har medfört en ökad belastningen på de centrala IT-administratörerna att hantera konton och behörigheter. Dessutom är det idag respektive systemägare som har bäst kunskap och mandat för att ge användare behörigheter (business is local). Konto- och behörighetsprocessen skulle vilja röra sig från IT-avdelningen till verksamheten!
Med PhenixID kan den så kallade onboarding-processen, dvs registrering av användare och behörigheter, utföras med självhjälpstjänster. I praktiken fungerar det så att den användare som behöver få åtkomst till ett visst system eller organisation fyller i uppgifter om sig själv i ett webbformulär. För att verifiera att det är rätt användarinformation som fyllts i får användaren verifiera sig med t.ex. en BankID-inloggning alternativt verifiera engångskod som skickats till registrerad e-postadress och/eller mobiltelefonnummer.
Onboarding-processen kan också inkludera ett godkännande-steg där t.ex. en systemägare ger sitt godkännande innan kontot skapas och behörighet sätts.
Genom detta angreppssätt så skapas utrymme för IT-administratören att spendera sin tid på andra (mer utvecklande) arbetsuppgifter samt att ledtiden för att ett konto skapas blir näst intill noll.
Ett exempel på självregistrering, där du kan testa upplevelsen själv, hittar du på https://www.phenixid.se/try-it/
Anders Björk, PhenixID
