Fem tips för effektiva och bra möten på distans

1. Miljö: Skapa en inkluderande miljö för ert möte. Se till att alla era mötesdeltagare har samma förutsättningar. Det blir lätt en exkluderande känsla om en eller ett par personer ringer in till ett möte där flera sitter samlade. Se därför till att alla istället sitter ensamma och kopplar upp sig från enskilda rum.

2. Socialt: Inled med att ha era kameror påslagna för att hälsa på varandra och småprata ”med alla runt bordet”. Skapa en bra och varm stämning på mötet.

3. Tydlighet: Se till att tydligt övergå till att starta mötet och gå igenom mötesagendan. Genom att ha en tydligt utsedd mötesledare som driver frågorna framåt så upprätthålls strukturen. Här kan det vara en fördel att stänga av kameran så att fokus inte fastnar på någons tröja eller tavla.

4. Sammanfattning: Sammanfatta regelbundet under mötets gång vad ni kommer fram till. Er mötesledare har i uppgift att sammanfatta de längre diskussionerna. Var även tydliga om vem som skriver protokoll från mötet och vem som utses till ansvarig för de olika punkter som uppkommer under mötet.

5. Informationshämtning: Vare sig om ni arbetar i Microsoft Teams eller i någon annan mötesapp så tala tydligt om var/hur deltagarna kan finna delade dokument, dokument från tidigare möten eller länkar så att alla kan hänga med under mötet.

Vi hoppas att dessa tips kan vara bra till nytta för er när ni har möten på distans och känner att ni blir med effektivare samt får en bra struktur.