Ta gärna en titt på våra paket kring Microsoft 365

Just nu rabatterar vi med upp till 25 % på era befintliga Office 365- & Microsoft 365-licenser.

Vi har flera tjänstepaket kring den moderna arbetsplatsen med Microsoft 365. Just nu ger vi er extra rabatt med upp till 25%. Ta gärna en titt på våra paket och kontakta oss för kostnadsuträkningar för just er.

Arbeta strukturerat med Microsoft Planner i Teams

Arbeta strukturerat med Microsoft Planner

Stress, stress & stress! Idag möts vi av så många olika stressmoment som ibland är svåra att hantera och ofta kan de vara relaterade till struktur. Jag skulle våga påstå att vi oftast har oss själva att skylla när vi inte har struktur på våra aktiviteter i vårt arbete. Det ger oss onödig stress då det idag finns det så många fantastiska verktyg som kan hjälpa oss med att få kontroll på våra aktiviteter. Ett sätt att minska antalet stressmoment på jobbet är att använda Microsoft Planner, låt mig berätta lite om hur och jag hoppas ni kan inspireras.

Att göra listor; checklistor på i olika block, papperslappar, post-it, det tror jag många av oss är bekanta med. Det kan också vara väldigt effektivt men när det är uppgifter du delar på tillsammans med kollegor eller har delmoment i olika aktiviteter kan det bli svårt med egna personliga checklistor. Hur kan jag samla mina listor på ett enkelt och smidigt sätt, där jag även ges möjlighet att dela med mig till kollegor? Jo, då finns Microsoft Planner! Precis som namnet säger är det ett perfekt planeringsverktyg. Jag tror att alla, vem du än är och hur du än arbetar kan få bra struktur med Microsoft Planner. Därför tänkte jag presentera några av funktionerna som jag använder mest.

Microsoft Planner

Till att börja med vill jag säga att Microsoft Planner är en del av Office 365, så för att du ska få tillgång till Planner krävs att ni har licens för Office 365. Du hittar den enkelt på www.office.com (logga in med dina inloggningsuppgifter), på tasks.office.com eller via Microsoft Teams.  Den finns även tillgänglig som app som du kan ladda ner i din telefon.

I Planner kan du lägga in uppgifter och sortera dem i olika buckets (ungefär som kategorier). Där lägger du in uppgifter, slutförande datum, innehåll, tilldela vem eller vilka personer som ska arbeta med uppgiften och du kan även koppla dokument eller länkar som kan vara bra för uppgiften. Består uppgiften av delar är det möjligt att lägga in de som en checklista så du kan kryssa av att du är klar med del-aktiviteterna. Det går väldigt enkelt att markera att du påbörjat en uppgift eller om du slutfört den för att visa status för dina kollegor i teamet. Behöver du kommentera någonting så går det att göra det direkt i aktiviteten, så finns allt sparat på ett och samma ställe. Smidigt eller hur? En stor att göra-lista för alla att arbeta i!

När du närmar dig deadline för en uppgift då finns även möjligheten att få en påminnelse eller två via mail innan så du verkligen inte missar ditt uppdrag och ni får en lyckad aktivitet. Bilden nedan är ett exempel på mail från Planner.

Missa inte dina uppgifter genom påminnelser från Microsoft Planner

Vi guidar dig genom Microsoft Planner

I exemplet här har vi skapat en bucket som heter ”Att göra” och en som heter ”Beslut”. I Att göra samlar vi de uppgifter som ska göras och i Beslut samlar vi viktiga beslut som måste tas. Självklart bygger ni upp buckets så det passar ert projekt/uppdrag. Det är sedan möjligt att titta på uppgifterna på olika sätt. I nuläget går det att sortera aktiviteterna antingen per bucket, vem som ska göra uppgiften, om den är ej påbörjad, påbörjad eller avslutad, per avslutsdatum eller etikett.

För att följa upp hur det går med alla uppgifter kan du titta under Diagram. Där kan du se hur många av uppgifterna som inte är påbörjade, påbörjade, försenade samt avslutade. Dels för alla aktiviteter samlat och dels baserat på bucket och per person.

Etiketter kan sättas på varje aktivitet och i vårt exempel här har vi följande fem etiketter som hjälper oss sortera bland aktiviteterna. Det går så klart att lägga dessa etiketter som buckets istället, det är helt upp till er hur ni vill arbete och vad som fungerar bäst för er.

En nyhet som nyss kom är att Planner nu är integrerad i Microsoft To-Do som också är en del av Office 365. I To-Do samlas alla uppgifter från Outlook och även nu alla uppgifter från Planner, vilket innebär att alla aktiviteter samlas i To-Do, också himla smidigt!

Vill ni få ännu bättre guidning på hur ni kan använda Planner i Teams? Kontakta oss så berätta vi ännu mer.

Katarina Gullstrand, Digital Coach

 

Prenumerera på vårt nyhetsbrev