GDPR: Curious about the impact on BI and analytics?

Protecting your BI and analytics investment

A lot of time, money and resources have been committed by your organization and the BI and analytics solutions have been built to put data to good use.

Despite investing large amounts of money and hundreds of consultancy hours in BI solutions and data warehouses, some companies are actually choosing to shut down parts of their BI and analytics solutions in order to protect themselves against potential EU penalties for not being GDPR compliant. Shutting these systems down seems either the easiest option or the only way out. But is it really necessary?

Kick-start the process by asking questions

Companies that are unable to comply to GDPR could face a fine up to 20,000,000 EUR or 4% of their annual worldwide turnover, whichever is greater. That’s certainly a scary prospect.

However, there is an easier and more strategic solution than simply closing data access. One part of the solution could be to appoint a Data Protection Officer (DPO) to be in charge of the data management process across the entire company. In this way, one person would get a complete overview of your data landscape – yes, depending on company size, such an approach is actually mandatory, but hiring a DPO is not an exclusive solution for only large organizations. The idea will suit any small and mid-sized companies as well.

On the journey towards GDPR compliance, every relevant piece of data has to be evaluated. This starts by asking several questions up front. For instance:

• What data does your company hold?
• Where does your company store this data?
• What is the data used for?
• Who has access to the data?

Put the answers to work

Armed with the answers that the DPO collects, parts of the solutions can be assembled by addressing topics such as, for example, governance. Looking at existing data accessed by current IT systems and BI front-ends, it’s clear that a lot of documentation is needed. Once this is put in place, it needs to be kept up-to-date whenever changes occur in order to stay valid and relevant – and GDPR compliant.

In the area of security, user roles needs to be defined in order to determine different levels of access and decide which data is relevant and should be visible for each role member, depending on their needs and reasons for using it.

Together with TimeXtender, Infozone can help you with your work towards GDPR compliant and we can automize the work with Discovery Hub, read more!

Listen to Majken Sander from TimeXtender at The Inspiration Zone on the 16th of November and she will show you the way. Register today!

Hur ni kommer igång med arbetet och varför automation kan vara en del av lösningen.

Desto fortare ni får ett fast grepp om er data, desto snabbare kan ert företag bli GDPR-kompatibelt. Därmed kan ni fortsätta att använda er data som stöd för bättre affärsbeslut och sikta mot datadrivna beslut i ett alltmer digitalt affärslandskap.

Skydda era Business Intelligence- och analysinvesteringar

Mycket tid, pengar och resurser har investerats i av er organisation till BI och analyslösningar och de har byggts för att hantera er data på bästa sätt.

Trots att det investerats mängder med pengar och hundratals konsulttimmar i BI-lösningar och datalager, väljer vissa företag att stänga av delar av sina BI- och analyslösningar för att skydda sig mot potentiella EU-påföljder för att de inte är säkra på att det är GDPR-kompatibelt. Att stänga ner dessa system kanske ses vara det enklaste alternativet eller den enda utvägen. Men är det verkligen nödvändigt?

Kick-starta processen med att ställa frågor – svaren finns!

Företag som inte kan hantera eller följa GDPR kan få böter på upp till 20 000 000 EURO eller 4% av deras årliga världsomfattande omsättning, beroende på vilket som är störst. Det är verkligen ett läskigt läge att stå inför.

Det finns dock en enklare och en mer strategisk lösning än att bara stänga all dataåtkomst. En del av lösningen kan vara att utse en dataskyddspersonal (DPO) som ansvarar för datahanteringsprocessen över hela bolaget. På så sätt kan ni få en fullständig överblick över ert datalandskap – ja, beroende på företagets storlek är detta ett tillvägagångssätt som faktiskt är obligatorisk, men att anställa en DPO är inte en exklusiv lösning för endast stora organisationer. Detta kommer även att passa alla små och medelstora företag.

På er resa nu mot GDPR-överensstämmelsen måste all er relevant data utvärderas. Detta arbete börjas med att ställa flera frågor som exempelvis:

• Vilken typ av data har ert bolag?
• Var lagrar ni dessa uppgifter?
• Vad använder ni uppgifterna till?
• Vem har tillgång till dessa uppgifter?

Börja arbetet med svaren

Rustade med de svar som DPO samlar in, delar av lösningarna kan monteras genom att ta itu med ämnen som exempelvis styrning. Om ni tittar på befintligt data som nås av nuvarande IT-system och BI front-ends är det tydligt att mycket dokumentation behövs. När detta har införts måste det uppdateras när förändringar inträffar för att vara relevant samt giltigt och då även GDPR-kompatibelt.

När det gäller säkerhet behöver era användarroller definieras för att bestämma olika åtkomstnivåer och bestämma vilket data som är relevant samt ska vara synligt för varje rollmedlem beroende på deras behov och anledningar till att använda den.

Infozone kan tillsammans med TimeXtender hjälpa er i detta arbetet till att bli GDPR-kompatibelt och vi kan automatisera arbetet med hjälp av Discovery Hub – Läs mer här!

Lyssna på Majken Sander från TimeXtender på årets The Inspiration Zone den 16/11 och hon guidar er på er väg. Anmäl er idag!

Infozone informerar kring GDPR! Vi har i detta brev till er gjort det möjligt att ladda ner denna pdf, spara informationen, skriv ut och gör er redo för GDPR.

Se till att vara GDPR-kompatibelt senast 25:e maj, 2018 och Låt oss hjälpa er!